ERP - система

02.07.2010 Правила выбора автоматизированной информационной системы

Зачастую вопрос автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы решается внедрением единой информационной системы. Системы, автоматизирующие большинство бизнес-процессов предприятия, называются ERP-системами (Enterprise Resource Planning).

Выбор ERP-системы - непростая задача

Выбор системы управления и планирования ресурсов организации и принятие решения о внедрении является сложным процессом по следующим причинам:

• Высокая стоимость приобретаемого продукта.

• Большое разнообразие предлагаемых ERP-систем на рынке.

• Высокая длительность цикла внедрения.

• Необходимость тщательного анализа и оптимизации бизнес-процессов.

• Необходимость вовлечения в процесс внедрения большого количества человеческих ресурсов и, что часто является критичным, управленческого звена компании.

• Необходимость поиска компетентной внедренческой фирмы для реализации проекта или длительный срок подготовки собственных специалистов по внедряемому продукту.

К главным критериям отбора можно отнести - функциональность и стоимость. Еще лет десять назад можно было сказать, что та или иная система не обладает необходимым функционалом. Сейчас в части охвата предметных областей все основные продукты практически равны. Разработчик должен отслеживать тенденции рынка и опережать потребности клиента для того, чтобы вовремя вывести на рынок нужный продукт.

Например, сейчас вам нужно автоматизировать только заработную плату и учет персонала, тогда вам ERP-система не нужна. Но если завтра вы захотите автоматизировать закупки и продажи, послезавтра - управление производством и бюджетирование, то затраты на процесс интеграции этих решений могут превысить возможности вашего предприятия. Зачастую частичная автоматизация предприятия приводит к значительному возрастанию ручного ввода информации со всеми вытекающими последствиями: большому количеству ошибок и непрозрачности информации. Лидеры рынка автоматизации всегда рекомендуют поблочное внедрение высоко-интегрированных систем, которыми и являются ERP-решения.

Таким образом, обычно выбор делается в пользу интегрированной автоматизированной системы за приемлемые деньги и с учетом специфики предприятия. Кроме того, нужно учитывать удобство использования, т.к. множество различных функций ведут к громоздкости системы и, соответственно, к проблемам при эксплуатации.

Следующий критерий - выбор высококвалифицированной внедренческой команды, прошедшей через несколько успешных проектов.

Поэтому при выборе решения нужно учесть основные параметры системы:

• Интегрируемость. Изменения в одной части системы (например, изменения запасов на складе) должны автоматически изменить показатели в других ее разделах (например, в состоянии дебиторской задолженности).

• Реальная автоматизация. Внедрение системы должно привести к сокращению трудовых и временных затрат.

• Автоматизация реальных бизнес-процессов. Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать.

• Оперативная отчетность. Система должна давать руководителю возможность получать информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений.

• Дружественность. Система должна быть легка в обучении и использовании, чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности с ее помощью за максимально короткое время.

• Простое администрирование и настройка. В системе должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые документы, менять их форму и создавать собственные форматы, а также работать с вариантами отчетов.

• Функции контроля. В системе должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму.

• История изменений. Система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином поле, и какая запись была до этих изменений.

• Доступ и безопасность. В системе должны присутствовать надежная защита данных и функции распределения прав доступа.

• Локализация и поддержка. Система должна поддерживаться разработчиком в части изменения законодательства, стоимость этой поддержки не должна превышать разумных пределов.

Таким образом, для определения конечной стоимости системы для принятия решения о внедрении необходимо учитывать не только стоимость лицензий, но и затраты, связанные с внедрением и дальнейшим обслуживанием, поддержкой и обновлением системы, обучением пользователей, поддержкой инфраструктуры.