Хранение файлов

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

• офисные документы,
• изображения,
• тексты,
• аудио- и видеофайлы,
• архивы,
• файлы систем проектирования и другие.

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

• в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
• по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
• по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

• перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
• импортировать каталоги,
• импортировать файлы,
• создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу, 
• создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

«1С:Документооборот 8»  позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу  «1С:Документооборот 8».

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

• Просмотреть,
• Редактировать,
• Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
• Занять с открытием файла или без него,
• Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
• Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
• Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
• Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.
• Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.