1С Документооборот. Кому и зачем нужен?

1С Документооборот. Кому и зачем нужен?
Задать вопрос
12 Апреля 2019

Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.


Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:

·        1С Документооборот ПРОФ. Для предприятий с простой организационной структурой и документооборотом.

·        1С Документооборот КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом.

Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем речь пойдет про версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.

Наличие проблем

Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:

·        Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.

·        Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.

·        Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.

·        Существует риск утечки информации.

·        Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.

·        Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.

Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.

Подготовка к росту

Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо. Когда понять, когда действительно пора?

·        У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.

·        Вы начинаете формировать отделы. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.

·        Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.

·        Вы планируете открыть один или несколько филиалов.

·        Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.

И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко - планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.

Рассмотрим на конкретном примере

Пример одной компании.На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.

Что конкретно изменилось в результате?

·        Компания классифицировала документы и получила возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание.

·        Упростился вопрос с согласованием документов и отслеживанием их исполнения. Теперь сотрудники могли запускать подготовленный процесс по согласованию и подписи, без необходимости самостоятельно бегать по кабинетам.

·        Улучшился контроль руководителей отдела за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.

·        За счет возможности использования шаблонов, упростился процесс создания документов всеми сотрудниками.

·        Возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки в разных проектах.

·        За счет автоматизации полного жизненного цикла документов, исчезли проблемы с провисанием на одном из этапов, упростился контроль.

·        Была упорядочена работа в целом.

·        Упростилась аналитика эффективности отдела и всей деятельности предприятия.

Критерии, по которым стоит выбирать систему для автоматизации документооборота

·        работа с учетом отечественной законодательной базы;

·        живая техподдержка, способная достаточно оперативно реагировать на заявки;

·        возможность создания собственных критериев при каталогизации;

·        автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;

·        автоматизация коллективной работы над документами;

·        удобная настройка шаблонов.

Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение.

По материалам https://vc.ru/services/63306-komu-i-zachem-nuzhen-1s-dokumentooborot

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.